5(+1) trucchi per usare Excel come un Pro!

Sai davvero usare Excel? Spesso nei curriculum si legge “ottima conoscenza del pacchetto MS Office”: tutti noi siamo in grado di scrivere un documento su Word o fare qualche semplice operazione di calcolo su Excel, ma questo vuol dire davvero saper usare Excel?

L’uso che facciamo la maggior parte del tempo degli strumenti sella suite Office non sfrutta veramente le potenzialità di questi strumenti. Excel è sicuramente uno di quelli che meriterebbe maggiore attenzione.

In questo articolo vorrei parlarti di 5 funzionalità, +1, per sfruttare la potenza di Excel e migliorare nettamente la produttività e le infinite possibilità che il software ci mette a disposizione.

1) Formule di Excel: come svolgere praticamente qualsiasi tipo di operazione sui dati

In un articolo che parla di come usare Excel non possiamo non partire che con le formule che potrai usare in Excel.

I dati in Excel sono inseriti in un foglio formato da celle. Ogni cella ha un numero e una lettera ai margini della griglia (colonne e righe) che ci possono far identificare la cella specifica e il valore al suo interno.

A partire dalle semplici operazioni matematiche, come la somma o la sottrazione di due celle, per arrivare a complicate formule, possiamo praticamente manipolare ed estrapolare moltissimi tipi di dati grazie alle formule in Excel.

Per utilizzare una formula dobbiamo far riferimento alla barra in alto “Barra della formula”. Qui possiamo decidere di agire in due modi per l’inserimento formula in Excel:

  1. Scrivere la sintassi della funzione desiderata, se la conosciamo;
  2. Cercare cliccando sul tasto “inserisci funzioni” e cercare tramite un elenco o inserendo una descrizione.

formule Excel

Il secondo metodo ti permetterà di avvicinarti alle formule Excel più avanzate e di poter sfruttare a pieno la potenza di Excel.

Un esempio di formula semplice che potresti usare è la seguente:

=SE(B1>59; "Promosso"; "Bocciato")

Ecco spiegati i vari elementi:

  • SE: la funzione SE permette di fare una determinata azione se si verifica una condizione. (Molto simile a SE è la formula conta se di excel che ti permette di contare le occorrenze o le celle solo se è presente una condizione);
  • B1>60: presupponiamo che si tratti del voto degli esami di maturità, se il contenuto nella cella B1 è maggiore di 59 (quindi deve essere un numero a partire da 60 in su), allora scrivi “Promosso”; altrimenti se non è maggiore (quindi uguale a 59 o minore) scrivi “Bocciato”.
  • “Promosso”: è l’elemento che verrà scritto in caso del verificarsi della condizione;
  • “Bocciato”: è l’elemento che verrà scritto in caso del non verificarsi della condizione.

Se inseriamo questa formula in una cella specifica e la eseguiamo per tutti i nomi della lista, otterremo questo risultato:

funzione excel SE

Alcuni esempi sono le funzioni Excel per: somma, sottrazione, conta se, somma se e così via.

Come puoi immaginare ci sono centinaia di formule Excel e combinazioni possibili (utilizzando operatori logici come AND e OR). Quindi la prima cosa da fare è quella di prendere padronanza con i “inserisci funzioni” e seguire le indicazioni che Excel ti da per ogni formula.

2) Scelte Rapide da tastiera, velocizza il tuo lavoro e non perder tempo a cercare le funzioni principali

Usare Excel come un pro significa non staccare le mani dalla tastiera o non perdere tempo a cercare una funzione.

Come in tutti i programmi di un certo tipo, sono presenti delle funzionalità di scelta rapida da tastiera che ti permetteranno di attivare una funzione senza prendere il mouse, cercare la funzione nel menu e poi cliccare.

Ad esempio solamente digitando “CTRL+G” quando si è posizionati in una cella ci permetterà di applicare il grassetto al contenuto di quella determinata cella.

Questo è un esempio molto semplice, per la lista completa delle scelte rapide di Excel ti rinvio direttamente alla pagina ufficiale di Microsoft a questo link: Scelte Rapide da Tastiera di Excel

Intanto posso dirti che se premi “ALT” nella tua area di lavoro, ogni funzione in alto sarà etichettata con un tasto della tastiera. Premendolo, la funzione si attiverà. Per questo, anche se non conosci le scorciatoie da tastiera, potrai comunque attivare una funzione specifica senza usare il mouse.

scelta rapida da tastiera Excel

3) Grafici su Excel: boosta i tuoi report con grafici fantastici

Se c’è una cosa che chi sa usare Excel come un pro dovrebbe sapere è proprio quella di creare e personalizzare i grafici su Excel.

Grazie alla sua potenza di calcolo e alla possibilità di inserire svariati tipi di dati in un foglio di lavoro, la creazione di grafici su Excel è sicuramente una delle operazioni più importanti.

Ma partiamo dalle basi, ci sono vari modi per creare grafici su Excel, ma ti spiegherò solamente quello più veloce e intuitivo.

Utilizzare la funzione “Inserisci Grafici” selezionando i dati dal foglio di lavoro

Se hai inserito i dati in forma tabellare, raggruppando ad esempio tutti i nomi degli alunni (per tornare all’esempio di prima) in una colonna e i voti nella successiva colonna, potresti formare un grafico che ne rappresenti le frequenze assolute.

Ti basterà selezionare tutta l’area del grafico, poi scegliere un tipo di grafico (avendo anche la possibilità di farci suggerire la tipologia direttamente da Excel) e poi il grafico sarà già pronto, come nella foto qui sotto.

creare grafico in excel

Tipi di grafici che puoi inserire in Excel:

  • Diagramma a barre
  • Istogramma
  • Grafici a linee
  • Grafici a torta e ad anello
  • Grafici ad area
  • Grafici a dispersione

4) Sicurezza e protezione dei dati con Excel

La protezione in Excel è attuabile a più livelli:

  • Password foglio Excel: con questo metodo di crittografa il file Excel e per aprirlo bisogna inserire una password;
  • Protezione di una cartella, di intervalli o singole celle in un foglio di lavoro: Questa funzione è ottima se si lavora in team e non si vuol far modificare determinate formule e dati agli altri componenti del team. Può succedere che inavvertitamente una persona possa sbagliarsi durante un’analisi dei dati, è buona norma quindi proteggere determinate celle quando si condivide il documento.

5) Tabelle pivot Excel per analizzare i dati

Visto che Excel è lo strumento per eccellenza per analizzare i dati, non possiamo omettere le tabelle pivot.

Nello specifico si tratta di tabelle per riepilogare, analizzare, esplorare e presentare i dati e possono essere create con pochi clic. Servono ad aiutare a prendere decisioni analizzando i dati, ma presentandole con un’interfaccia semplice e più “leggibile”.

Guarda tu stesso questo esempio di tabella pivot in Excel:

esempio tabella pivot excel

Per creare una tabella pivot in Excel ricorda che:

  • I dati devono essere inseriti in forma tabulare, senza spazi vuoti al suo interno;
  • Grazie alla forma tabellare, se aggiungiamo una riga a fine tabella, essa verrà inclusa automaticamente nella tabella pivot;
  • Nelle colonne ci devono essere lo stesso tipo di dati, ad esempio se abbiamo dei numeri in una colonna, non potrà esserci una cella con un campo testuale;

Proprio come per i grafici, per creare una tabella pivot dovrai selezionare una tabella e poi, dal menu “Inserisci” scegliere “tabella pivot” o “tabella pivot consigliata” a seconda se la si vuole creare manualmente o se vogliamo scegliere una delle opzioni automatiche che Excel ci suggerisce.

Ad esempio, nel caso della lista di bocciati e promossi che ti ho fatto vedere prima, una tabella pivot potrebbe essere così strutturata:

esempio tabelle pivot excel

Da questo piccolo esempio potresti già renderti conto quanto sono importanti le tabelle pivot in Excel. Questo è sicuramente un argomento che merita più attenzione da parte tua se vuoi usare Excel come un Pro!

6) Automazione, VBA e Macro (tecniche avanzate)

Ok ti ho mostrato 5 funzionalità di Excel che dovresti conoscere per poterlo utilizzare come i Pro. Ma attenzione, essere veramente un pro significa conoscere lo strumento in modo avanzato. Usare Excel in tutte le sue funzioni non proprio un gioco da ragazzi, per quanto riguarda infatti le tecniche avanzate dovresti approfondire e testare continuamente per prendere maggior padronanza.

Già con quelle 5 funzionalità base potrai distinguerti rispetto agli altri, migliorare la tua produttività e il tuo rendimento, usando Excel come un pro.

Se invece, per motivi lavorativi, hai bisogno di usare funzionalità più avanzate allora dovrai studiare approfonditamente Excel.

Lo scopo di questo articolo non è quello di entrare nel merito di queste tecniche. Per questo mi limiterò a descriverti cosa intendo per automazioni, VBA e Macro. Se desideri diventare veramente un pro con Excel non posso che consigliarti un corso come Master Excel.

Cosa sono le automazioni Excel

Excel, per sua natura, è un software che richiede molto tempo per essere gestito e analizzare i dati. Nello specifico la prima parte di lavoro è quella della realizzazione di un foglio di lavoro che sia completo ed esaustivo per le necessità per le quali si decide di crearlo.

Successivamente ci dovrà essere del data entry da parte di chi compilerà il documento.

Infine ci sarà qualcuno che analizzerà i dati per prendere delle decisioni.

Bene, per ognuna di queste “occasioni d’uso” del documento Excel è possibile creare delle automazioni tramite le “Macro” e il codice di programmazione “VBA”. Vediamo di definirle:

  • Macro Excel: se ti starai chiedendo cosa sono le macro Excel, posso spiegartele con una semplice definizione. Si tratta di una procedura (serie di istruzioni) che vengono eseguite in automatico una volta lanciare. Questa serie di istruzioni possono essere registrate. Proprio così! Ad esempio, facciamo conto che vogliamo fare la somma di due celle. Ci basterà far partire la registrazione della macro, scegliere una cella, scrivere la formula della SOMMA e poi concludere la macro. Ok adesso abbiamo creato la nostra macro per la somma di due celle;
  • VBA – Visual Basic for Applications: si tratta di un linguaggio di programmazione che ti permette di scrivere una macro, senza registrarla manualmente. Questo strumento è molto potente e ti permette di creare veri e propri programmi, che sfruttano la potenzialità del foglio di calcolo e possono essere integrati con delle mascherine grafiche (form) per l’inserimento dei dati. Al lancio di una determinata macro si aprirà il modulo e, dopo l’inserimento di alcuni dati, sarà lanciata una seconda macro per (ad esempio) sommare i numeri inseriti.

Usare Excel come un pro: conclusioni

Stop, mi fermo qui!

Capisco che si tratta di argomenti avanzati, ma volevo solo trasmetterti le definizioni e le potenzialità che questo strumento può offrirti.

Ma non ti spaventare, utilizzare Excel come un Pro non è veramente così difficile come sembra. Sotto una buona guida (ad esempio il corso Master Excel) potrai sviluppare le tue competenze e migliorare sensibilmente nell’uso di Excel…

Per ora puoi fare pratica con i 5 consigli che ti ho elencato sopra:

  1. Prendi dimestichezza con le formule di Excel;
  2. Sfrutta i tasti di scelta rapida da tastiera per diventare un fulmine;
  3. Crea grafici in Excel per interpretare e presentare al meglio i tuoi dati;
  4. Impara a proteggere i tuoi documenti;
  5. Sfrutta le tabelle pivot di Excel per organizzare al meglio un documento pieno di informazioni

E adesso non mi resta che augurarti buono studio!

 

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