Credimi non è sempre vero che la tecnologia ci semplifica la vita, spesso avere accesso ad un’infinità di informazioni può diventare una gran perdita di tempo. Prendi ad esempio facebook, scommetto che la tua bacheca sarà strapiena di cose di cui non ti interessa niente, eppure sei li a scorrere il dito sul tuo smartphone come se stessi cercando qualcosa di cui neanche tu sai l’esistenza, e così passano i minuti se non le ore senza che tu abbia concretamente fatto nulla.
Stesso discorso vale per la posta elettronica, uno strumento utilissimo che però se utilizzato nel modo sbagliato può farci perdere tempo nonché creare dei stati inconsci di ansia e nervosismo, hai presente quel suono che senti di continuo provenire dal tuo smartphone? Bene iniziamo proprio da li.
- Voglio insegnarti qualche trucco per vivere al meglio il tuo rapporto con la tecnologia, quindi come prima cosa ti consiglio di disattivare la suoneria all’arrivo di nuovi messaggi di posta elettronica e già che ci sei togli anche la vibrazione. In ufficio odio chi tiene il volume dello smartphone alto, ad ogni minuto si sente quel maledetto cinguettio, hai presente quello di Samsung no? Se tutti facessero così dopo otto ore la metà delle persone che lavorano nello stesso ambiente avrebbero un esaurimento nervoso, quindi fallo sia per te che per gli altri, disattiva il cinguettio. Ricordati anche che l’email non è un SMS, il che significa che non è pensata per raggiungerti istantaneamente ma per essere consultata quando ti fa più comodo. Per fare un paragone nella realtà, non ti darebbe fastidio se ogni persona che lascia un volantino nella tua buca delle lettere ti citofonasse a casa per avvertirvi?
- Ormai è risaputo che soprattutto in ambienti lavorativi in cui la quantità di messaggi scambiati tramite email è impressionante, avere un inbox stracolma può indurre stati d’ansia. La posta in arrivo in un mondo ideale dovrebbe essere sempre vuota e anche se sappiamo tutti e due che questo è quasi impossibile, possiamo fare uno sforzo per gestire correttamente le email che riceviamo, il segreto è prendere delle decisioni. Quando leggi un nuovo messaggio devi semplicemente decidere se eliminarlo, archiviarlo oppure spostarlo tra le cose da fare, è fondamentale quindi creare 2 cartelle nella vostra mailbox una per la posta che intendete conservare (Archivio) ed una per le email che richiedono una vostra azione o risposta (Da Fare), seguendo questa logica potrete facilmente ridurre il numero di email nella posta in arrivo.
- Quando inizierai la pulizia della tua casella potresti farti scoraggiare dalla quantità di email pubblicitarie che arrivano tutti i giorni. Anni di iscrizioni selvagge a siti online di ogni tipo ti hanno portato ad una situazione di non ritorno, ma per fortuna c’è una soluzione anche a questo. Il primo metodo che potresti adoperare è aprire ogni singola email pubblicitaria e scorrere il messaggio fino in fondo, cercando un link apposito che ti permetta di cancellare la sottoscrizione. Questo metodo è ripetitivo e richiede diverso tempo per ottenere dei risultati soddisfacenti, per fortuna però c’è un servizio chiamato Unroll.me che con pochi click vi permetterà di debellare quasi completamente le email pubblicitarie, effettuando una cancellazione di gruppo.
- Utilizza i filtri della tua casella email, spesso basta fare tasto destro su un email ed indicarla come spam per risolvere definitivamente un problema invece di cancellare decine e decine di messaggi.
- Creare delle regole di posta per la gestione delle email è un metodo semplice ed efficace per non intasare la posta in arrivo.
- Prendi del tempo a fine giornata, bastano anche dieci minuti per sistemare le ultime email e riorganizzare le idee, iniziare una nuova giornata lavorativa con zero email ti da una marcia in più.
Queste erano le mie sei regole per gestire al meglio le email, ovviamente queste sono solo delle linee guida tu dovrai completare l’opera ottimizzando il metodo di gestione per adattarlo alla tua vita privata o professionale, potresti ad esempio decidere di creare delle sottocartelle per le cose da fare, in modo da dare una priorità ad i tuoi impegni. Se queste semplici regole ti hanno aiutato scrivimi un commento descrivendo anche quali sono i tuoi trucchi per raggiungere la tanto agognata inbox zero.
Photo credit: Dr.Colossus / Foter / CC BY-SA
