Nel mondo sempre più digitalizzato della pratica odontoiatrica moderna, la scelta del software gestionale giusto può fare la differenza tra un’efficienza e una serie di frustrazioni quotidiane che possono finire per togliere il sonno.
Tuttavia, per molti dentisti, navigare attraverso le opzioni disponibili può essere un compito arduo e confuso. Perché dall’integrazione dei sistemi esistenti alla sicurezza dei dati, ci sono numerose sfide da affrontare durante questo processo decisionale.
In questo articolo vedremo quali sono i fattori fondamentali per la scelta del corretto software gestionale in campo odontoiatrico!
1. Complessità tecnica: la sfida dell’apprendimento
L’implementazione di un nuovo software gestionale può essere un’esperienza complessa, specialmente per coloro che non hanno una formazione tecnica approfondita. La curva di apprendimento può essere ripida e richiedere tempo e risorse significative per padroneggiare completamente il sistema.
Uno studio moderno come lo Studio Dentistico Valchiusella, ha diversi collaboratori fra medici dentisti, igenisti e segretarie. Quando si decide per un nuovo gestionale tutti vanno portati ad un livello di comprensione e utilizzo dello strumento adeguati.
Altrimenti ci si troverà ingolfati. Il gestionale deve essere semplice, ma allo stesso tempo devono essere programmate una serie di sessioni formative che possano accompagnare tutti ad un utilizzo proficuo del gestionale.
2. Costo: bilanciare le finanze con le funzionalità
I costi associati all’acquisto e all’implementazione di un software gestionale possono essere una preoccupazione primaria per molti dentisti, specialmente per i piccoli studi dentistici. È essenziale bilanciare le funzionalità desiderate con un budget realistico per garantire un investimento redditizio.
Insomma, un occhio al prezzo, ma anche un occhio alla reale utilità di certe funzioni che i produttori di software gestionali provano a venderti in ogni modo.
3. Integrazione con i sistemi esistenti: il puzzle della compatibilità
Il software gestionale scelto deve integrarsi senza problemi con altri sistemi utilizzati nella pratica, come software di radiologia digitale, i sistemi di prenotazione online, il sistema di SMS marketing… L’incapacità di integrare questi sistemi può compromettere l’efficienza complessiva e creare disagi per lo staff e i pazienti.
Queste “compatibilità” vanno verificate per tempo con scrupolosità. Non si può scoprire dopo che alcuni software fondamentali e magari legati a macchinari molto costosi e delicati non sono compatibili con il software scelto.
4. Assistenza e supporto: il salvagente dell’assistenza clienti
Un valido servizio di assistenza e supporto tecnico da parte del produttore del software gestionale per dentisti sono fondamentali per affrontare eventuali problemi operativi e garantire un flusso di lavoro senza intoppi.
Tuttavia, la qualità del supporto può variare notevolmente tra i fornitori di software, creando una sfida nell’identificare chi realmente sia in grado di offrire il servizio migliore.
Un consiglio per valutare questo aspetto è vedere come si comportano sia i commerciali dell’azienda scelta, sia i tecnici a fronte di eventuali domande (come per integrazioni o simili) da fare prima dell’acquisto del tool.
5. Sicurezza dei dati: proteggere il bene più prezioso
Con l’aumento delle minacce informatiche, la sicurezza dei dati dei pazienti è una preoccupazione prioritaria per ogni pratica odontoiatrica. È essenziale scegliere un software gestionale con robuste misure di sicurezza per garantire la protezione dei dati sensibili.
Ma è altrettanto importante dotare lo studio medico dentistico di tutte le contromisure necessarie per lavorare in sicurezza.
Altri consigli per scegliere il giusto gestionale per dentisti
I primi 5 consigli riguardano sicuramente degli aspetti fondamentali, senza i quali è difficile riuscire a far funzionare il nuovo software odontoiatrico scelto.
Eppure ci sono altre caratteristiche che sono allo stesso modo importanti, vediamole una ad una!
Adattabilità alle esigenze del metodo di lavoro dello studio
Ogni Studio Dentistico ha esigenze e flussi di lavoro unici. Pertanto, è cruciale selezionare un software gestionale che possa essere personalizzato per soddisfare le specifiche esigenze del metodo di lavoro dello studio, migliorando così l’efficienza e la produttività.
Facilità d’uso: l’importanza dell’intuitività
Un’interfaccia intuitiva e user-friendly è fondamentale per massimizzare l’efficienza e ridurre il tempo necessario per l’apprendimento e l’utilizzo del software. Come già detto prima, una curva di apprendimento ripida può rallentare il flusso di lavoro e causare frustrazioni per lo staff.
Aggiornamenti e manutenzione: mantenere il software al top
È importante valutare la tempestività nel fornire gli aggiornamenti del software da parte del produttore. E soprattutto se sono inclusi nel costo o se comportano aggravi aggiuntivi.
Inoltre, la manutenzione regolare del software è essenziale per garantirne le prestazioni ottimali nel tempo. In un Paese come l’Italia dove le leggi o sono obsolete o cambiano con grande rapidità, nessuno vuole beccarsi una sanzione.
Portabilità e Accessibilità: lavorare ovunque, in qualsiasi momento
Con la crescente tendenza al lavoro remoto e alla mobilità, è importante che il software gestionale sia accessibile da più dispositivi e possa essere utilizzato anche al di fuori dell’ufficio. Questo permette al dentista di gestire la pratica in modo flessibile e efficiente.
Ad esempio nel citato Studio Valchiusella, sia il dentista Terrando sia il Dentista Fracchia, possono consultare appunti e cartelle anche da remoto in totale sicurezza.
Compliance normativa: rispettare le regole del gioco
Il software gestionale deve essere conforme alle normative e ai requisiti normativi del settore odontoiatrico, come ad esempio la conformità al GDPR. La non conformità può comportare gravi conseguenze legali e finanziarie per lo Studio Dentistico. Come accennato prima, nessuno vuole prendere sanzioni, rischiare multe, né farsi rubare i dati dei pazienti..
Affrontare queste sfide richiede un’attenta valutazione delle esigenze dello Studio Dentistico, nonché una ricerca approfondita delle opzioni disponibili sul mercato.
Tuttavia, il mercato offre un’ampia gamma di prodotto e trovare quello giusto è possibile. Occorre solo un po’ di lavoro.