Un lato importantissimo di qualsiasi tipo di azienda è la gestione dei documenti. Le piccole aziende di matrice familiare con pochi dipendenti spesso gestiscono i documenti in faldoni conservati in qualche armadio e una piccola zona “cloud” dove inserire i documenti in formato digitale che saranno utilizzati di volta in volta nel lavoro.
Le aziende più grandi spesso hanno archivi interni o ricorrono a magazzini esterni per l’archiviazione dei documenti e utilizzano cartelle locali e spazi cloud con permessi di lettura/scrittura a seconda degli utenti.
Ma una gestione di questo tipo, seppur a prima vista funzionale, in realtà non è la soluzione migliore per supportare i propri processi di lavoro e l’archiviazione dei documenti. Per questo esistono dei software chiamati Document Management System (DMS) che permettono di gestire in modo completo e sicuro tutti i documenti aziendali.
Ma cerchiamo di capire insieme cosa fa un DMS.
Document Management System: le caratteristiche principali
Il software DMS è un’applicazione lato server raggiungibile dai client (computer di quella rete) che desiderano interagire con i documenti.
Le caratteristiche principali di questo tipo di software sono:
- Sicurezza e tracciabilità: in quanto l’accesso è sempre controllato tramite le regole di sistema, c’è un registro delle modifiche ed è possibile sapere chi, come e quando ha interagito con un certo documento;
- Gestione delle procedure: nella maggior parte i DMS aiutano a gestire e implementare correttamente le procedure aziendali (immaginiamo le procedure della qualità ISO o più semplicemente quelle gestionali pensate dal management dell’impresa). Una procedura spesso include al suo interno l’utilizzo di determinati documenti (inviare il documento X dopo aver ricevuto email del cliente ecc.). Grazie al software il personale aziendale saprà sempre quale documento inviare e non potrà “improvvisare” deviando dalle procedure aziendali;
- Ricerche avanzate e classificazione con metadati: i metadati sono delle informazioni che descrivono il documento come ad esempio categorie e tag. Solitamente i sistemi DMS permettono di classificare e ordinare correttamente tutti i documenti e questo ne facilita la ricerca, spesso gestita tramite una funzione di ricerca avanzata;
- Import/export massivi: sempre grazie alla classificazione è possibile importare o exportare massivamente determinati “pacchetti” di documenti, anche da file .zip e .rar in modo da poter velocizzare la gestione dei documenti che ancora non sono ineriti nel software;
- Digitalizzazione di documenti cartacei: tramite scanner e fotocamere digitale è possibile digitalizzare i documenti cartacei e non avere più così stanze e depositi adibiti alla carta. Il lavoro iniziale di introduzione del software in azienda comporterà un dispendio di energie iniziali più alto, ma una volta a regime basterà non stampare i documenti e inviarli direttamente al software, oppure per quelli che arrivano da forniori e clienti, si potrà digitalizzare il documento all’occorrenza senza sprechi di tempo.
Insomma, le funzioni indicate non sono tutte le possibili funzionalità dei software di gestione documentale, ma sicuramente ti danno un’idea di quanto è possibile snellire e organizzare al meglio la propria impresa.
Un fattore chiave infatti è anche quello dei costi: costi di stampa, costi di gestione, costi organizzativi legati allo spreco di tempo e alla corretta gestione. Ad esempio quando un diependente sta cercando un documento in qualche cartella dell’area comune oppure se con pochi e semplici click può raggiungerlo senza dove rchiedere aiuto ai colleghi, e perdere così tempo prezioso.
Come scegliere il software per gestire i documenti
Un Software di Gestione Documentale dovrà avere dei requisiti che dovranno essere in linea con le esigenze aziendali. Infatti, a seconda che la tua azienda sia piccola o grande, oppure che gestisca tanti documenti cartacei o prevalentemente digitali e altre possibili variabili, dovrai calibrare la celta e ottimizzare i costi.
Multipiattaforma
Se la tua azienda è di grandi dimensioni o hai fornitori che lavorano a stretto contatto con te a cui dovrai dare l’accesso per alcuni documenti, dovrai implementare un software multipiattaforma che funzioni correttamente con tutti i sistemi operativi, Windows, Apple e Linux.
Accesso via Web
I nuovi software Saas (software as a service) sono tipologie di software raggiungibili via browser web, come Google Chrome o Microsoft Edge. Il vantaggio è che con un account si può accedere ovunque, da casa, dall’ufficio o dal cliente. Questo è un vantaggio che ti permette di essere sempre online e di non stampare documenti su carta.
App per smartphone
La possibilità di digitalizzare passa anche dallo smartphone di ogni persona che si ritrova a gestire determinati documenti. Grazie l’app per smartphone potrai “scannerizzare” immediatamente una fattura o un ordine dal cliente e inviarlo al software.
Software gestione documenti: per concludere
Spero che questa piccola panoramica introduttiva ti abbia fatto capire come funziona il mondo dei software per la gestione di documenti. Nel mercato ne esistno di free e open source e ne esistino di professionali come LogicalDOC che offrono funzionalità avanzate.
Se hai avuto qualche esperienza con questa tipologia di software puoi condividerla nei commenti, sarò felice di risponderti e parlarne insieme.
