Google Apps for Business

“Unisciti ai 5 milioni di aziende che utilizzano Google Apps”

E’ questa la prima cosa che Google scrive nella pagina web di Google Apps per le Aziende.
Quale migliore pubblicità se non divulgare i fantastici numeri che il colosso di Mountain View ha generato in poco tempo?

– Cos’è Google Apps for Business

E’ uno strumento innovativo di grande potenzialità che punta a migliorare l’integrazione fra utenti di una stessa azienda. Il centro del servizio è ovviamente l’email.
Chi non ha provato l’ottima esperienza d’uso di una casella Gmail?
Bene ora con questo servizio è possibile utilizzare Gmail per gestire la posta aziendale mantenendo il dominio della vostra società ed eliminando il mail server locale, abbattendo così i costi ed aumentando la sicurezza.
Ma Google Apps non è solo email. E’ possibile creare calendari condivisi con gli altri membri dell’organizzazione, si possono condividere file e cartelle grazie all’ormai celebre Google Drive e ovviamente non è da sottovalutare la suite per l’ufficio di Google che permette di scrivere, leggere e condividere file di tipo Word, Excel e Powerpoint compatibili con Office.

– I Vantaggi. Perché un’azienda dovrebbe scegliere Google Apps

Accessibilità: Non essendo più legati ad un client mail installato su pc, sarà possibile accedere alle proprie mail (e non solo: ricordiamoci dei documenti, del calendario etc.) ovunque ci troviamo. Pc di casa, ufficio, smartphone e tablet (senza dover configurare necessariamente un account di posta). Questa funzione era disponibile anche con alcuni server mail (come per esempio MailEnable) che dispongono di client web propri, ma comunque non possono essere paragonate alla velocità e la semplicità di uso di Google.

Sicurezza: Gmail è molto più sicuro di un server locale.
Le mail sono situate in più data center accessibili 24 ore su 24 e non si corre il rischio di perdere messaggi di vitale importanza. In più c’è il backup in tempo reale che salva la bozza della mail o i dati inseriti in un documento word mentre li si sta scrivendo, così da non perdere il lavoro compiuto se, per caso, ci imbattiamo in un blackout.

In ultimo le connessioni con il browser sono crittografate con SSL senza bisogno di VPN per proteggere al massimo i dati inviati tramite il browser.

Velocità ed alleggerimento del pc aziendale:
Vi siete mai accorti della lentezza del vostro client mail dopo un anno di utilizzo? Se lavorate in azienda, di qualunque settore, sapete di certo quante email vengono scambiate tutti i giorni. Ormai la posta elettronica è diventata quasi più vitale del telefono.
Per questo motivo i client mail si appesantiscono molto dopo un lungo periodo di utilizzo. Questo senza distinzioni di programma, ho visto Outlook collassare allo stesso modo di Thunderbird.
Bisognerebbe intervenire con dei backup per archiviare le vecchie mail e mantenere snello il sistema. In questo modo però si perde l’accessibilità ai dati, a meno che non siano sempre visualizzati dal client però tornando al problema originale.
Intuirete da soli che con Google non avrete più problemi di questo tipo. Le pagine web saranno sempre veloci allo stesso modo perché i messaggi non sono contenuti nel vostro pc, ma nei data center di Google.

Gli Alias: con Gmail è possibile innanzitutto gestire altri account mail leggendoli in pop3, ma la funzione più interessante è legata alla creazione di alias.
Vi farò subito un esempio pratico per non perderci in chiacchere:

L’azienda ROSSI CORPORATION ha 2 sotto marchi: ROSSI1 e ROSSI2.
Mario, un impiegato della Rossi Corp, lavora sia per il marchio ROSSI1 che per il marchio ROSSI2.
Con Google Apps gli verrà creata una mail principale con il dominio RossiCorp: MARIO@ROSSICORP.IT
Tramite il pratico pannello di amministrazione possiamo creare 2 alias a MARIO, ovvero è come se andremo a creare 2 nuove mail, ma saranno in realtà solo una specie di “Nickname”
A questo punto MARIO potrà mandare e ricevere mail sia con MARIO@ROSSI1.it che con MARIO@ROSSI2.it e MARIO@ROSSICORP.IT
La gestione delle mail sarà poi affidata ai Filtri di Gmail che tramite le etichette ci faranno visualizzare in cartelle differenti i messaggi per ogni casella mail.

Sites: se state lavorando ad un progetto con il vostro team di lavoro Google vi dà la possibilità di creare siti e spazi web condivisi senza scrivere una sola riga di codice. Potete creare un vero e proprio sito web per il vostro team dove organizzare tutto, dai calendari ai documenti ed ovviamente la ricerca di Google è incorporata per una navigazione sempre più intuitiva.
Non ci dimentichiamo che essendo un prodotto Google è progettato sempre per offrire sicurezza ed affidabilità con connessioni crittografate, salvataggio dei file in tempo reale e la condivisione avanzata per scegliere con quali utenti condividere il sito.

– I possibili Svantaggi

Pensando a Google Apps, ed utilizzandolo ormai in azienda da più di un anno, non riesco a trovare degli svantaggi. L’unica cosa che può verificarsi è relativa alla connessione in ufficio che accidentalmente può interrompersi tagliandoci fuori dalle nostre mail. Sia chiaro con un client mail saremo in grado di leggere la posta già archiviata, ma comunque saremo impossibilitati a riceverne di nuova od a spedirne.

– Costi

Il punto di forza è il prezzo. 4€ per account che scende a 3,3€ se si acquista il servizio per un anno intero.
Un account prevede 25Gb di spazio per le mail e 5GB di spazio Google Drive espandibili con costi aggiuntivi, oltre che a Calendario, documenti, assistenza h24, garanzia di disponibilità del servizio al 99,9%

E’ disponibile una prova gratuita per massimo 10 utenti della durata di 30 giorni. Provatelo, è gratis!

– Conclusioni finali

In conclusione possiamo dire con certezza che il passaggio a Google Apps for Business è il primo passo per un cambiamento in positivo di un’azienda. Migliorare i processi di gestione e di condivisione fra i vari dipendenti è ormai fondamentale per un mondo dinamico e sempre in movimento.
Mail, calendario e documenti in mobilità, ovunque, su pc e dispositivi mobili corredati anche da Chat e Videoconferenze con i colleghi in viaggi di lavoro.
Non c’è dubbio che per le piccole e medie imprese è uno strumento fondamentale.

Per quanto riguarda le grosse organizzazioni il discorso diventa più complicato. Entra in gioco un reparto IT più strutturato ed un CED con più server. Ma anche in questo caso, dopo un accurato studio, Google Apps potrebbe diventare un degno sostituto al vecchio server mail. In favore di questo vi basti sapere che aziende del calibro di Yamamay, Salmoiraghi e viganò, Jaguar, Cadillac, Johnson,  Roberto Cavalli, Virgin America, Banca di Pistoia, Box e altre ancora  sono già passate a Google Apps.

Più l’azienda è grande e più i dati sensibili devono essere protetti, ma con un mondo che si orienta sempre più al cloud questo è uno dei servizi più sicuri ed affidabili.

Speriamo che questo articolo possa avervi introdotto ed aiutato a comprendere il mondo di Google Apps for Business.