La proposta OpenVOIP di centralino virtuale per le imprese: le caratteristiche e i vantaggi

La diffusione della telefonia VoIP (Voice over IP) è in costante crescita sia tra gli utenti privati che tra le imprese.
I motivi di questo successo sono legati al fatto che questo tipo di fonia ha costi molto minori e richiede infrastrutture molto più semplici rispetto a quella classica, basata sulla rete analogica PSTN (Public Switched Telephone Network, in italiano Rete Telefonica Generale). Ma non solo: negli ultimi anni le offerte proposte dai vari operatori si sono moltiplicate e diversificate sempre più, consentendo oggi di accedere a servizi utili e innovativi, a tariffe molto contenute.

Ci siamo occupati di analizzare le soluzioni proposte da OpenVOIP, una realtà attiva già da dieci anni nell’ambito delle telefonia digitale, che grazie all’esperienza e al know-how acquisito nel tempo, oggi propone servizi adatti tanto alle esigenze dei privati quanto a quelle delle aziende, personalizzabili e acquistabili a moduli.

Con OpenVOIP è possibile passare dal normale servizio di telefonia analogica a quella VoIP, mantenendo il proprio numero fisso, grazie alla number portability, oppure richiedendo l’assegnazione di uno o più nuovi numeri geografici (ovvero caratterizzati dal prefisso relativo alla località di residenza).

In più, OpenVOIP propone una serie di servizi che possono essere integrati con il proprio account VoIP.

Più nello specifico, si può avere la possibilità di inviare sms dalla rete, attraverso il portale del gestore, a tariffe molto vantaggiose. Si tratta di un servizio che può risultare particolarmente utile per le attività commerciali che desiderano pubblicizzare offerte e promozioni, raggiungendo in maniera mirata la loro clientela. A tal proposito, l’azienda offre anche delle API (Application programming Interface) per consentire alle software house di integrare l’invio di SMS automatizzati tramite le utenze VOIP (utile anche per la comunicazione automatizzata agli acquirenti delle piattaforme di e-commerce).

Un’altra interessante possibilità è quella di dotarsi di un fax virtuale. L’opzione OpenFAX consente di ricevere e inviare fax dal proprio numero fisso, sotto forma di email contenenti il documento cartaceo in file PDF. In questo modo si elimina la necessità di possedere un fax fisico, risparmiando sul costo di carta e toner. In più, i fax possono essere consultati in qualunque momento e utilizzando qualunque device in grado di navigare sul web, dal momento che il proprio archivio viene ospitato sui server di OpenVOIP.
Infine, esiste un terza importante opzione, quella del centralino virtuale VoIP.

Il centralino virtuale VoIP

Un centralino VoIP presenta le medesime funzioni di un classico centralino analogico, ma, in più, aggiunge tutta una serie di servizi innovativi che derivano dalla possibilità di integrare la telefonia con software e strumenti informatici. Essi possono rivelarsi molto utili, soprattutto in relazione alle esigenze tipiche delle piccole e medie imprese.

Lo scopo fondamentale di un centralino è quello di smistare le chiamate in entrata e in uscita, permettendo che esse raggiungano i giusti interni. A questa funzione, se ne aggiungono molte altre, tra cui quella di mettere in coda le telefonate in arrivo quando l’interno di interesse risulta essere occupato, oppure quella di fornire un servizio di segreteria telefonica.

Un centralino virtuale presenta, però, anche altre interessanti funzioni. Tra quelle proposte da OpenVOIP vogliamo ricordare:

  • Il servizio di voice mail. Esso consente di disporre di una segreteria telefonica per ciascun interno e, in più, i messaggi registrati vengono inviati automaticamente anche ad un casella di posta elettronica. In questo modo, diviene possibile ascoltare i messaggi lasciati dalla eventuale clientela, non solo attraverso l’apparecchio telefonico, ma anche consultando le e-mail con PC, tablet o smartphone.
  • Il risponditore automatico IVR (Interactive Voice Response). Si tratta di un sistema basato su un messaggio registrato, che accoglie e guida gli utenti che hanno composto il numero, permettendo loro di scegliere tra varie opzioni, tramite la tastiera telefonica. Può essere molto utile per smistare le chiamate in maniera automatica o per fornire informazioni al chiamante.
  • la modalità giorno/notte. Essa permette di impostare due diverse configurazioni per il centralino e i telefoni interni e di fare entrare in funzione l’una o l’altra a seconda della fascia oraria e del giorno della settimana. Ciò significa che è possibile programmare gli interni di una azienda affinché siano raggiungibili solo durante l’orario di lavoro e rendendo automatico il passaggio alla segreteria telefonica durante le ore di chiusura.

I vantaggi del centralino OpenVOIP

Il centralino VoIP permette di avere accesso a molti interessanti servizi, che possono agevolare l’importante attività di comunicazione di un’impresa con la sua clientela, come pure facilitare lo scambio di informazioni tra i dipendenti.

Il vero vantaggio di questa tecnologia è, però, un altro: si tratta, a tutti gli effetti, di un cosiddetto strumento cloud. Con questo termine, sempre più utilizzato negli ultimi anni, ci si riferisce a tutti quei servizi che possono essere virtualizzati e dei quali è possibile usufruire semplicemente grazie a una connessione internet. Nel nostro caso, il vecchio impianto hardware del classico centralino viene sostituito da un sistema informatico ospitato dai server OpenVOIP, al quale l’utente può avere accesso remoto.
Nella pratica, ciò si traduce nella possibilità di usufruire di tutte le funzioni di un centralino perfettamente efficiente, senza dover operare nessun intervento per l’installazione di una infrastruttura fisica. Oltre al consistente risparmio in termini di tempi e di spazi, viene anche meno la necessità di ricorrere continuamente ad un personale tecnico per le operazioni di manutenzione dell’hardware o per quelle di cablaggio, che sarebbero altrimenti indispensabili ogni qualvolta ci si trovasse ad aggiungere un nuovo interno. Tutto ciò consente di ridurre drasticamente le spese che l’azienda deve affrontare per quanto riguarda la telefonia.

Un altro aspetto molto vantaggioso è legato al fatto che, grazie alla tecnologia VoIP, tutti i telefoni appartenenti ad una medesima azienda possono comunicare gratuitamente tra di loro, anche quando risultano essere collocati in sedi diverse o utilizzati per il telelavoro da casa. L’unico requisito richiesto perché ciò sia possibile, è che le varie utenze siano connesse alla stessa rete (quella aziendale).
La conseguenza di questo fatto è che un unico centralino virtuale diventa sufficiente per gestire il traffico di chiamate in entrata e in uscita, ma anche quello interno, per tutta la rete aziendale, indipendentemente dal numero di uffici distaccati o da la loro distanza.

La gestione del centralino virtuale

Uno dei punti di forza principali del centralino virtuale proposto da OpenVOIP è la facilità di gestione del sistema.
Una volta acquistato il servizio, è sufficiente accreditarsi con le proprie credenziali (nome utente e password) nell’area dedicata agli utenti del portale OpenVOIP. Così facendo, si accede ad un’interfaccia pratica e molto intuitiva, che permette di controllare e impostare in maniera completamente autonoma tutte le funzioni e opzioni descritte fino a questo momento.
È dunque palese che la gestione di un centralino virtuale così organizzato risulti essere rapida, agevole e possibile in qualunque momento, ponendosi all’estremo opposto rispetto a quella di un centralino fisico, che anche per la più piccola modifica richiede l’intervento di tecnici specializzati.

I costi del servizio

Non si possono non considerare anche i notevoli vantaggi economici delle telefonia VoIP e del centralino virtuale.
La fonia digitale consente di abbattere notevolmente i costi infrastrutturali, come già in precedenza accennato, infatti, gli unici prerequisiti necessari sono la disponibilità di una connessione ADSL e il possesso di un telefono SIP (compatibile con la tecnologia Voice over IP), di un softphone (software che consente di telefonare attraverso il computer grazie a cuffie e microfono), o di un smartphone (tramite applicazioni realizzate ad hoc).

Le spese da sostenere dipendono dal numero di utenze fisse geografiche richieste (2,00 € al mese per utenza) e dal canone mensile relativo alla formula scelta per il centralino (6,00 € per quella base e 11,00 € per quella completa).
Se si tiene conto del fatto che tutte le chiamate verso numeri appartenenti alla rete aziendale o altre utenze OpenVOIP risultano essere gratuite e che quelle verso numeri fissi nazionali e internazionali hanno una tariffazione, rispettivamente, di 1,35 centesimi/minuto e 12,5 centesimi/minuto, è facile intuire quanto questa soluzione possa essere conveniente per le imprese che si trovano a gestire un carico importante di telefonate.

È anche grazie al lavoro svolto da realtà imprenditoriali come OpenVOIP che la telefonia digitale continua a evolversi e a trovare nuove applicazioni. È molto probabile che nei prossimi anni assisteremo a un sempre più rapido declino della fonia analogica, ormai inadatta ai nuovi contesti che richiedono flessibilità, dinamismo e capacità di adattarsi alla continua evoluzione delle tecnologie.

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